Pasamos de la reacción a la prevención: un modelo de operación preventivo, medible y con trazabilidad para las tres promociones del programa.
El análisis de las novedades de las tres promociones identificó cinco frentes sobre los cuales se estructura el plan. Cada hallazgo tiene una respuesta concreta: qué vamos a fortalecer.
Información no homogénea entregada a algunos AC, llamadas no atendidas y tiempos de respuesta prolongados.
Preparación integral de los coordinadores en promoción, plataforma, flujo de data, protocolos y habilidades de servicio, para una experiencia consistente hacia los AC.
Ajustes pendientes al inicio, novedades de accesos, galonajes, parametrización, data cruzada y carga de implementaciones.
Control de cambios y validaciones funcionales y de data antes de liberar a producción, con QA y verificación posterior a cada actualización.
Incumplimientos en fechas y entregables que requirieron ajustes de contenido, información y lineamientos de marca.
Gobierno de entregables con calendario maestro, responsables, fechas internas de control y validación obligatoria de calidad antes del envío al cliente.
Desviaciones en cronogramas de producción y despacho, entregas parciales y comunicación no oportuna de cambios.
Trazabilidad punta a punta de producción y logística, con hitos de control y alertas tempranas para anticipar y comunicar desviaciones.
Brechas en seguimiento integral de AC, compromisos, reuniones, actas y continuidad de algunos frentes de ejecución.
Gobierno de la cuenta con responsables definidos, niveles de supervisión, rutinas de control, transferencia de conocimiento y protocolos de escalamiento.
El análisis evidencia factores transversales que requieren controles preventivos, no únicamente acciones correctivas.
Brechas en responsables, niveles de supervisión y rutinas de control transversal.
Transferencia de conocimiento frente a la profundidad de promoción, plataforma, data y servicio.
Puntos de control insuficientes antes de liberar cambios, información o entregables.
Seguimiento de solicitudes desde su asignación hasta la validación final.
Gestión de dependencias, hitos críticos y alertas sobre entregables, producción y logística.
Desviaciones que no alcanzaron visibilidad o escalamiento oportuno antes de impactar compromisos.
Horario ANS: L–V · 8:00 a.m.–6:00 p.m. · Fuera de horario: P1 en operaciones o hitos programados · Acuse AC: Coordinador N0 · Acuse OT: Erika Cruz.
No esperamos al vencimiento para escalar. P1 escala desde la apertura: N1 + N2 + especialista correspondiente.
El responsable gestiona dentro del nivel asignado.
Alerta N+1 · revisar bloqueo · activar contingencia.
Plan de recuperación · nueva estimación · comunicación.
Si la solución excede el tiempo objetivo, se comunica antes del vencimiento: diagnóstico + contingencia + responsable + nueva estimación.
AC → Coordinador N0 · OT → Erika Cruz
Atención P1 únicamente durante operaciones, activaciones o hitos previamente programados.
Accesos · credenciales · visualización · carga de implementación · errores funcionales · galonajes · PDV · consistencia de data
Ajuste gráfico · configuración · modificación funcional · desarrollo nuevo · cambio solicitado por Terpel
Toda liberación deja prueba en QA + verificación posterior en producción como evidencia obligatoria.
Prueba QA + verificación posterior en producción para cada liberación.
Si la liberación genera afectación: reversión + escalamiento P1–P4.
WhatsApp funciona como canal de alerta para novedades críticas; la gestión y la trazabilidad permanecen centralizadas en el Master Tracker. Una alerta activa un proceso formal, no una conversación abierta.
Operación detenida · afectación generalizada · riesgo inmediato sobre activación o hito crítico.
P3 / P4 · consultas · actas · informes · solicitudes rutinarias · desarrollos nuevos · seguimiento cotidiano. → Continúan por los canales operativos definidos.
Paula Garnica · Erika Cruz · Duvan · Andrés
Acuse: AC → Coordinador · OT → Erika · Horario L–V 8 a.m.–6 p.m. · El acuse confirma recepción y entrada en gestión; no implica solución.
Usuarios activos · accesos · PDV · galonajes y cargas · novedades abiertas · cambios liberados · procesos críticos, envíos, despachos y material.
Consistencia de data · usuarios · parametrización · información por AC · reincidencias · casos fuera de ANS · envíos, despachos y material.
Integridad · accesos · históricos · estabilidad · cambios liberados · reincidencias · backlog de mejoras.
Si una liberación falla: rollback / contingencia + clasificación P1–P4 + escalamiento.
El Master de Entregables conecta fecha original, avance real, alertas, responsables, evidencia y escalamiento en un solo lugar.
Fecha vigente + avance acorde + predecesoras cumplidas + sin bloqueo.
≥80% del tiempo consumido, bloqueo, atraso previo o insumo/aprobación pendiente.
Fecha vencida sin entrega o certeza anticipada de que el compromiso no se cumplirá.
POP · premios · barriles · despachos · informes finales · cronogramas e hitos · consolidados críticos.
Actas · videos · consolidados rutinarios · reportes recurrentes.
Siempre contra la fecha original comprometida.
La fecha comprometida no se modifica para recuperar el verde. Todo cambio requiere validación de Paula y conserva la fecha original.
No esperamos el vencimiento para identificar el incumplimiento: el riesgo activa la recuperación antes de afectar el compromiso.El Daily actualiza directamente Master Tracker + Master de Entregables. Regla de cierre: ningún tema sale del Daily sin acción, responsable y fecha/hora compromiso.
El comité no solo revisa indicadores: cada desviación termina en información, acción o decisión.
Alertas antes del incumplimiento.
ANS claros según criticidad.
Daily · Masters · Quality Gates.
KPI · Service Score · Dashboard.
Causa raíz · auditoría · reincidencia.
Por la confianza en el programa Visionarios. Este plan es nuestro compromiso de operación estable, medible y trazable para Terpel y Mobil.